Электронный документооборот в закрытом контуре: регистрация корреспонденции, поручения с приёмкой, согласование по маршрутам и подписание КЭП.
Входящие и исходящие с номерами.
Автор, исполнитель, срок, приемка.
Реестр типов и конструктор своих.
Маршруты и стадии для 13 типов.
КЭП, лист подписей, МЧД.
Обязательства как вехи со сроками.
Шестнадцать экранов области - от письма до подписи.
Входящие и исходящие лежат в одном реестре: регистрационный номер, статус, исполнитель и соисполнители, срок исполнения. Видно, что на контроле, что в работе и что просрочено.
Письмо из подключенного ящика превращается в зарегистрированную корреспонденцию: номер, дата, корреспондент, исполнитель и срок. Вложения переносятся в карточку, оригинал письма остается связанным.
Документы качества, задачи, проекты, поручения, письма, запросы на изменение, заявки на ресурс и закупку идут по одному движку согласования. Маршрут задается ролями, этапы бывают последовательными и параллельными.
Подписание идет отдельным шагом после согласования: личная очередь собирает договоры, письма, приказы и акты. Правка документа делает подпись недействительной и возвращает его на подписание. Доверенности бывают бумажные и машиночитаемые.
Личная очередь на подписание собирает документы всех типов: договоры, исходящие письма, приказы, акты. Подпись ставится квалифицированной электронной подписью и привязывается к конкретной версии файла.
Входящее письмо хранит регистрационный номер и дату, корреспондента, срок исполнения, ответственного и соисполнителей. Вложения лежат тут же, а связь с исходным письмом из почтового ящика не теряется.
Исходящее письмо проходит путь от черновика до отправки: согласование, подписание, утверждение, отправка. Номер присваивается автоматически при запуске согласования, а ответ на входящее связывается в цепочку переписки.
Форма исходящего собирает реквизиты, адресатов и вложения. Пока письмо в черновике, номера у него нет - он появляется в момент запуска согласования, поэтому пустых номеров в реестре не остается.
Поручения собраны в один реестр с фильтрами «все», «мои» и «от меня». У каждого есть основание - письмо, проект, задача или обязательство по договору, - срок, ответственный и отчет об исполнении.
В карточке видно, что именно поручено, кому и до какого срока, а также чек-лист выполнения и историю. Исполнитель отправляет результат на приемку, автор принимает или возвращает с комментарием.
Маршрут согласования описывается один раз и дальше применяется к документам нужного типа: этапы идут последовательно или параллельно, участник назначается по роли или поименно.
Все документы компании в одном реестре с разбивкой на проектные, ОРД, ПУД, договорные, переписку и служебные. Тип определяет набор полей, нумерацию, маршрут согласования и печатную форму.
Свой тип документа заводится администратором без разработчика: название, набор полей, правила нумерации, маршрут согласования и печатная форма по шаблону .docx. Дальше пользователи создают документы по этому типу.
Справочник полномочий отвечает на вопрос «кто вправе подписывать»: подписание договоров, дополнительных соглашений, актов, первичных документов. Доверенность собирается из этих полномочий, а не из скана.
Помесячная динамика документооборота за год: входящие и исходящие письма, поручения, заявки на согласование. Видно сезонность нагрузки и рост объема - без ручного подсчета по журналам.
Отчет по исполнительской дисциплине показывает по каждому сотруднику, сколько поручений выполнено в срок, сколько с опозданием и сколько просрочено и до сих пор открыто. Правило просрочки то же, что и во всей системе.
Соберем ваш маршрут согласования и покажем путь документа от регистрации до подписи.