Как зарегистрировать входящее письмо, назначить исполнителя, взять в работу, сдать на контроль и закрыть. Статусы, кнопки, роли и частые ошибки.
Обновлено 29.10.2026
Входящее письмо - это учетная карточка документа, который пришел в организацию: у нее есть регистрационный номер, срок исполнения, ответственный исполнитель и файлы. Статья нужна сотруднику канцелярии, который письма регистрирует, и сотруднику, которому письмо поручено.
**Где находится:** «Документооборот» → «Корреспонденция», переключатель «Входящая». Письма, где вы ответственный исполнитель, видны и в «Моя работа» → «Мои задачи», срез «Корреспонденция».
Если «Срок исполнения» прошел, а письмо не «Исполнено», в карточке появляется отметка «Просрочено», а строка в списке подсвечивается. Это касается и письма «На контроле»: пока регистратор не нажал «Исполнено», срок считается нарушенным.
В списке колонки: «Рег. номер», «Контрагент», «Описание», «Статус», «Исполнитель», «Срок», «Дата рег.». Новые письма сверху. Щелчок по строке открывает карточку. Отдельной строки поиска нет: отбор делается в шапке колонок и работает по всем страницам.
Если письмо пришло на общий ящик организации, канцелярия регистрирует его без ручного ввода: «Моя работа» → «Почта», в письме значок «Связи письма» → «Конвертировать в СЭД». Откроется окно «Конвертация в Входящую корреспонденцию». Проверьте «Дату письма», «Номер документа отправителя», описание, блок «Контрагент» (организацию можно завести тут же), а в блоке «Исполнение» - «Исполнитель», «Соисполнители», «Привязка к проектам», «Срок исполнения». В блоке «Содержимое» можно включить «Скопировать тело письма в заметки» и дописать «Дополнительная заметка». Нажмите «Конвертировать»; вложения письма переносятся сами. Подробнее - Почта.
Связь с проектом задается при конвертации из почты полем «Привязка к проектам»; в форме ручной регистрации такого поля нет. Письма, привязанные к проекту, видны в карточке проекта: «Документы» → «Проектные документы», строки «Письмо вх.».
Карточка собрана из блоков: «Реквизиты» (рег. номер, номер отправителя, дата письма, срок исполнения, контрагент с ИНН), «Краткое содержание», «Текст письма» (если заполняли «Примечание»), «Исполнители» (ответственный и соисполнители), «Связанные проекты» (если есть) и «Вложения» - файл скачивается щелчком по имени. В шапке рядом с номером видны статус и отметка «Просрочено».
Регистратор открывает письмо «На контроле» и принимает решение:
Ответ на письмо ищите в «Корреспонденции» на вкладке «Исходящая»: в карточке исходящего указано, на какое входящее оно отвечает. Карточка входящего ответ не показывает.
Кнопки «Взять в работу» и «Сдать на контроль» видны ответственному исполнителю и администратору системы, «Исполнено» и «Вернуть на доработку» - регистратору и администратору системы. Канцелярия с правом изменения правит реквизиты письма кнопкой «Редактировать», но статус за исполнителя не переводит.
Ответ, согласование и отметка отправки.
Выдать часть работы по письму со своим сроком.
Сквозной пример от регистрации до закрытия.
