Главная / Документация / Продажи и закупкиОрганизации: заказчики, контрагенты и реквизитыЕдиный справочник внешних организаций: роли «Заказчик» и «Контрагент», проверка ИНН, контакты, история отношений и деактивация без потери истории.Обновлено 27.09.2026Справочник «Организации» хранит все внешние компании, с которыми вы работаете: заказчиков сделок и проектов, контрагентов в переписке, поставщиков в закупках. Одна компания заводится один раз и выступает в нужных ролях - отдельного справочника поставщиков нет намеренно, иначе реквизиты одной и той же фирмы расходились бы.**Где находится:** «Продажи и закупки» → «Организации». Организацию также выбирают прямо в полях «Заказчик» сделки и проекта и «Контрагент» письма. Единый справочник организаций и ролей контрагентов.

Единый справочник организаций и ролей контрагентов.

Роли организации и где ее можно выбратьУ организации две роли-отметки, можно включить обе. От роли и статуса зависит, в каких полях организация появится в списке выбора.

Где выбирается

Кого показывает список

«Заказчик» проекта (форма и мастер создания)

Только организации с ролью «Заказчик», активные.

Организация во входящем и исходящем письме

Только организации с ролью «Контрагент», активные.

«Заказчик» сделки

Любая организация справочника, без отбора по роли.

Поставщик в закупке

Организация из этого же справочника.

«Компания» у контакта

Любая организация справочника, без отбора по роли.

Если компания и покупает у вас, и пишет вам письма, включите обе роли в одной карточке. Не заводите вторую запись ради второй роли - это не пропустит проверка ИНН.Поля карточки

Поле

Что означает

«Наименование»

Обязательно. По нему ищут в списках выбора.

«ИНН»

Обязателен и уникален. Только цифры: 10 у организации, 12 у ИП и физлица. Контрольная сумма проверяется сразу при вводе; пробелы и слово «ИНН» при вставке отбрасываются.

«КПП»

Необязательно.

«Заказчик», «Контрагент»

Роли. Нужна хотя бы одна.

«Тип заказчика»

Появляется и обязателен при роли «Заказчик»: «Госструктура», «Коммерческая организация» или «Физическое лицо».

«Юридический адрес», «Email», «Телефон»

Реквизиты для документов и связи.

Контакты

Люди компании из общего справочника Контакты. Блок доступен после создания карточки, в режиме редактирования и в самой карточке.

Как завести организацию

Проверьте, нет ли ее уже В списке введите часть названия, ИНН или email в фильтр колонки «Наименование» - поиск идет по всем страницам справочника. Колонка «Роли» отбирается по «Заказчик» и «Контрагент», «Статус» - по «Активна» и «Неактивна».

Откройте форму Нажмите «Добавить». Откроется «Новая организация».

Заполните обязательное «Наименование», «ИНН», хотя бы одну роль; для заказчика - «Тип заказчика». Остальные реквизиты сверяйте с выпиской или карточкой предприятия.

Сохраните Нажмите «Создать» - появится сообщение «Создано», и вы вернетесь в список. Если такой ИНН уже есть, форма покажет «Контрагент с таким ИНН уже есть: <название>» и ссылку «открыть карточку».

Добавьте контакты Откройте карточку организации и добавьте контактных лиц в блоке контактов - они понадобятся в сделках и переписке.

Карточка организации

**Шапка** - название, ИНН, роли, тип заказчика и статус «Активна» или «Неактивна»; кнопки «Редактировать» и, для неактивной, «Вернуть в активные».

**«Реквизиты»** - юридический адрес, КПП, телефон, email.

**Контакты** компании.

**«История отношений»** - вкладки «Сделки», «Проекты», «Договоры», «Контакты» и итог: «Выиграно сделок» с суммой и «Проиграно». Сделки показываются только те, что вам доступны в реестре сделок.

**«Корреспонденция»** - входящие и исходящие письма с этой организацией, переключатель «Все», «Входящие», «Исходящие».

Если с компанией больше не работаютНажмите в строке списка значок «Деактивировать» и подтвердите. Организация получит статус «Неактивна» и пропадет из списков выбора в проектах и письмах, но все сделки, проекты, договоры и письма с ней останутся на месте. Вернуть ее можно кнопкой «Вернуть в активные» в списке или в карточке. Окончательно удалить организацию можно только через очистку данных - сначала проверьте там, что будет затронуто.Кто может менятьПрава - группы «Контрагенты» и «Заказчики» в Ролях и доступах; достаточно права в любой из двух. По умолчанию справочник видят все рабочие роли, создают и изменяют организации администратор портфеля и администратор проекта, деактивируют и возвращают в активные - администратор портфеля. Администратор системы может все.Если не получается

Что видно

Причина и что сделать

«Контрагент с таким ИНН уже есть: ...»

Организация уже заведена. Нажмите «открыть карточку» и при необходимости добавьте ей нужную роль. Не обходите проверку вымышленным ИНН.

«ИНН не проходит проверку контрольной суммы - проверьте цифры»

В номере опечатка. Сверьте ИНН с документом контрагента.

«ИНН - 10 цифр у организации или 12 у ИП и физлица»

Введено другое число цифр. ИНН обязателен: компанию без российского ИНН в справочник завести нельзя.

«Выберите хотя бы одну роль» или «Укажите тип заказчика»

Отметьте «Заказчик» и/или «Контрагент»; для заказчика выберите «Тип заказчика».

Организации нет в поле «Заказчик» проекта

У нее не отмечена роль «Заказчик» или она неактивна. Откройте карточку, включите роль или верните в активные.

Организации нет в выборе контрагента письма

Не отмечена роль «Контрагент» или организация неактивна.

Нет кнопки «Добавить»

Нет права на создание в группах «Контрагенты» или «Заказчики».

Нажали «Деактивировать», а статус не изменился

Кнопка видна всем, кто может править справочник, а деактивировать может только владелец права «Деактивация» в группах «Контрагенты» или «Заказчики» (по умолчанию - администратор портфеля). Попросите его или выдайте право.

Контакты

Сделки

Закупки

Люди компаний-контрагентов.Выбор заказчика и история продаж.Выбор поставщика в заявке.

Продажи и закупки: обзор области