Главная / Документация / ДокументооборотДоверенности: оформление, утверждение и отзывКак завести бумажную доверенность или МЧД, выбрать полномочия, отправить на утверждение, активировать и отозвать. Статусы, роли и связь с подписанием.Обновлено 27.09.2026Доверенность - основание, по которому сотрудник подписывает документы от имени организации. volrix.pm проверяет ее при подписании: подписант должен быть поверенным по доверенности в статусе «Действует», в пределах ее срока и с нужным полномочием. Бывают бумажные доверенности и МЧД - машиночитаемые доверенности в формате ФНС.Где находится: «Документооборот» → «Согласование и подписание» → вкладка «Доверенности». Справочник полномочий - «Администрирование» → «Работа компании» → «Полномочия» (Справочник полномочий). Создание доверенности: доверитель, поверенный, полномочия и срок действия.

Создание доверенности: доверитель, поверенный, полномочия и срок действия.

Кто что делает

Роль

Действия

«Администратор портфеля», «Контрактный менеджер», «Руководитель проекта»

Создают и правят черновики, формируют печатную форму, прикладывают скан, отправляют на согласование, формируют XML МЧД

«Уполномоченный по доверенностям»

Утверждает доверенность в «Согласованиях», нажимает «Активировать», вносит номер регистрации МЧД. Роль выдается точечно: по умолчанию ее нет ни у кого, включая администратора системы

«Администратор портфеля», «Контрактный менеджер»

«Отозвать», «Удалить» черновик или отклоненную доверенность

«Подписант», «Аудитор», «Финансист» и другие роли с просмотром

Видят реестр и карточки

Статусы доверенности

Статус

Что значит

Кто и что делает дальше

«Черновик»

Карточка заполняется

Автор: «Редактировать», «Печатная форма», «Прикрепить скан», «На согласование», «Удалить»

«На согласовании»

Создана заявка на роль «Уполномоченный по доверенностям»

Уполномоченный решает в «Согласованиях» (кнопка «Открыть в Согласованиях»). «Вернуть» переводит доверенность в «Отклонена», отмена заявки - в «Черновик»

«Утверждена»

Согласована, но еще не действует

Уполномоченный нажимает «Активировать»: для бумажной нужен скан, для МЧД - номер регистрации в ФНС

«Действует»

Может использоваться при подписании в пределах срока

При необходимости «Отозвать»

«Отклонена»

Возвращена при согласовании

Автор исправляет и снова нажимает «На согласование»

«Отозвана»

Отменена досрочно, с датой, автором и причиной

Действий нет, для подписания не используется

«Истекла»

Значение есть в фильтре списка

По дате автоматически не проставляется - см. примечание ниже

Статус по дате сам не меняется. Доверенность с прошедшей датой «Действует по» остается «Действует», но отметка «Действует сейчас» в карточке пропадает и подписание по ней сервер отклоняет. То же с доверенностью, у которой «Действует с» еще не наступила. Перед подписанием ориентируйтесь на отметку «Действует сейчас».Как оформить доверенность

Откройте форму «Доверенности» → «Создать доверенность». Откроется окно «Новая доверенность».

Тип и место «Тип»: «Бумажная» или «МЧД». «Место выдачи (город)».

Стороны «Доверитель» - руководитель, который выдает доверенность; в списке сотрудники с ролью «Уполномоченный по доверенностям». «Поверенный» - сотрудник, который будет подписывать (обязательно).

Полномочия В «Полномочия» выберите ровно то, что поверенный будет подписывать. Если нужного пункта нет, его добавляет администратор справочника - не выбирайте похожее.

Срок и сохранение «Действует с», «Действует по», при необходимости «Разрешено передоверие» и «Примечание». Для МЧД доверитель, полномочия и срок обязательны. «Создать» - доверенность получает номер и статус «Черновик».

Перед отправкой на согласование у поверенного должны быть заполнены дата рождения, серия и номер паспорта, кем и когда он выдан. Иначе кнопка выглядит как «На согласование (нет данных поверенного)» и не нажимается. Данные вносит сотрудник в своем профиле или администратор в карточке сотрудника.Бумажная доверенность: от черновика до действия

Печатная форма «Печатная форма» формирует документ по реквизитам карточки. Распечатайте и подпишите у доверителя.

Скан «Прикрепить скан» - загрузите скан подписанного оригинала. Это можно сделать в черновике или после утверждения, но до активации.

Согласование «На согласование» - заявка уходит уполномоченному. Он открывает ее в «Согласованиях» и нажимает «Согласовать» или «Вернуть» (Согласования).

Активация После согласования доверенность «Утверждена». Уполномоченный нажимает «Активировать» - статус «Действует».

МЧДДля МЧД в карточке есть блок «МЧД»: «Сгенерировать XML» (формат ФНС; перед этим система проверяет данные доверителя, поверенного и организации), «Скачать XML», «Подписать XML КЭП» сертификатом руководителя-доверителя через КриптоПро, «Скачать подпись», «Подать в реестр ФНС» - открывает сервис ФНС - и «Внести номер регистрации»: GUID из реестра ФНС вносит уполномоченный. После этого - «Активировать». В блоке «Документы» карточки есть ссылка «Проверить в реестре ФНС».volrix.pm не сверяет МЧД с реестром ФНС и не проверяет подпись XML криптографически: файл, подпись и номер в карточке - это учет. Действительность и отсутствие отзыва проверяйте по ссылке «Проверить в реестре ФНС» или средством, принятым в организации.Отзыв«Отозвать» доступно для статусов «Утверждена» и «Действует». Система спросит причину и запишет в карточку дату, автора и причину отзыва. После этого доверенность не предлагается при подписании, а базовая проверка ранее поставленных по ней подписей показывает «проверка не пройдена». Отзыв в volrix.pm не отзывает МЧД в реестре ФНС - это делается отдельно в сервисе ФНС.Как доверенность используется при подписанииПри запуске согласования по маршруту с подписантом и при «Передать на подписание» в списке только поверенные с доверенностью «Действует», в пределах срока и с нужным полномочием. При самой подписи сервер повторно сверяет подписанта и доверенность с заявкой: чужая, еще не начавшаяся, просроченная или отозванная доверенность отклоняется. Подробнее - Подписание.Если не получается

Что видно

Причина и что сделать

Нет кнопки «Создать доверенность»

Нужно право «Создание» доверенностей: по умолчанию «Администратор портфеля», «Контрактный менеджер», РП.

«На согласование (нет данных поверенного)»

У поверенного не заполнены дата рождения и паспортные данные. Их вносят в профиле сотрудника или в его карточке.

«Нельзя отправить МЧД на согласование: не заполнено - ...»

Заполните перечисленное: личные данные - в профиле сотрудника, реквизиты организации - в настройках.

Пустой список «Доверитель»

Ни у кого нет роли «Уполномоченный по доверенностям». Администратор выдает ее в «Роли и права».

Нет «Активировать»

Кнопку видит только «Уполномоченный по доверенностям», и только в статусе «Утверждена».

«Прикрепите скан бумажной доверенности перед активацией»

Нажмите «Прикрепить скан», затем «Активировать».

«Укажите номер регистрации МЧД в ФНС перед активацией»

Зарегистрируйте МЧД в ФНС и внесите GUID кнопкой «Внести номер регистрации».

Доверенность не предлагается при подписании

Проверьте: статус «Действует» и отметка «Действует сейчас», поверенный - тот, кто подписывает, в «Полномочия» есть требуемое полномочие (его название показано в панели подписания).

«Редактировать» нет

Меняются только доверенности в статусах «Черновик» и «Отклонена».

Подписание

Справочник полномочий

Согласования

Как доверенность используется при подписи.Какие полномочия можно выбрать.Где уполномоченный утверждает доверенность.

СЭД на своих серверах

Документооборот: обзор области