Главная / Документация / ДокументооборотДокументы: реестр, карточка и подписанный оригиналКак устроен реестр документов, как завести документ нужного типа, заполнить поля и вложения, согласовать и сохранить скан подписанного оригинала.Обновлено 27.09.2026«Документы» - единый реестр документов системы. В нем записи документооборота (служебные записки, приказы, акты, договоры и другие типы, которые завел администратор), входящие и исходящие письма, документы проектов, файлы Диска с типом, документы с согласований и доверенности. Здесь ищут документ и открывают его карточку.Где находится: «Документооборот» → «Документы» (экран «Реестр документов»). Единый реестр документов с типами, связями и состояниями.

Единый реестр документов с типами, связями и состояниями.

Что показывает реестрНад таблицей - переключатель класса документа. Остальные отборы - в шапке колонок: поиск, статус, источник, тип, проект, контрагент, автор, дата создания, «Только мои». Щелчок по строке открывает карточку своего вида: письмо - в «Корреспонденции», документ проекта - во вкладке документов проекта, файл - на Диске, доверенность - в реестре доверенностей.Каждый источник виден только тем, у кого есть к нему доступ: письма - с правом просмотра корреспонденции, документы проекта - участникам проекта, файлы - по правам Диска.

Статус в реестре

Что в него попадает

«Черновик»

Документ или исходящее письмо готовится

«В работе»

Входящее письмо на любом этапе исполнения

«На согласовании»

По документу идет заявка

«Согласован»

Заявка завершена согласованием

«На подписании», «Подписан»

Этап подписания; «Подписан» - также действующая доверенность

«Отклонен»

Заявка возвращена или отменена, доверенность отклонена или отозвана

«Завершен»

Исполненное входящее, отправленное исходящее, документ в архиве

Статусы документа

Статус

Что значит

Кто и что делает дальше

«Черновик»

Документ создан, номер присвоен по правилу типа

Автор правит («Изменить»), меняет вложения, формирует DOCX, запускает согласование, может удалить

«На согласовании»

По документу запущена заявка

Участники решают в заявке. Возврат или отмена вернут документ в «Черновик»

«Согласовано»

Заявка завершена согласованием. Правка, вложения, печатная форма и удаление закрыты

Заявку при необходимости передают на подписание; автор или инициатор загружает скан подписанного оригинала

«В архиве»

Загружен скан подписанного оригинала

Действий нет; скан доступен в блоке «Подписанный оригинал»

Как завести документКнопки создания в самом реестре нет: документ документооборота заводится вместе с согласованием.

Откройте запуск «Документооборот» → «Согласование и подписание» → «Согласования» → «Запустить согласование».

Выберите тип В «Тип привязки» оставьте «Без привязки (произвольный документ)». В блоке «Маршрут согласования» при необходимости сузьте список полем «Класс документа» и выберите «Тип документа». Тип задает поля, номер и то, нужен ли контрагент.

Заполните содержание Заполните появившиеся «Поля типа», «Контрагент» (если тип его требует) и «Преамбула».

Приложите файл и выберите маршрут «Загрузить документ» или «Выбрать с Диска» - для такого документа файл обязателен. Выберите «Маршрут».

Запустите «Запустить согласование». В реестре появится документ выбранного типа со статусом «На согласовании», файл попадет в его вложения.

Поле «Тип документа» видно тем, у кого есть право «Создание документа» (по умолчанию «Администратор портфеля», РП, «Администратор проекта», «Эксперт», ЕОЛ), и только если администратор завел типы (Типы документов). Документы проекта ведутся в карточке проекта и его задачах, рабочие файлы - на Диске.Карточка документа

Блок или кнопка

Что это

«Реквизиты», «Поля типа»

Содержание, контрагент, автор, дата создания и поля выбранного типа

«Привязки»

Проекты и задачи. Задаются в «Изменить» полями «Проекты» и «Задачи проектов». Документ с привязкой к проекту виден в карточке проекта: «Документы» → «Проектные документы»

«Вложения»

Файлы PDF и DOCX. Меняются только в черновике

«Сформировать DOCX»

Печатная форма по шаблону типа, файл добавляется во вложения. Только в черновике; у договоров кнопки нет

«Запустить согласование»

Только для черновика; если заявка уже идет - кнопка «Согласование идет»

«Согласование»

Ход заявок по документу со ссылкой на каждую

«Подписанный оригинал»

Загрузка скана после согласования

«Завести контроль исполнения» / «Контроль исполнения»

Только для договоров: карточка в Контроль договоров

«Изменить», «Удалить»

Только черновик; автор или сотрудник с правом управления документами

Скан подписанного оригиналаКогда документ «Согласовано» и подписан на бумаге, в блоке «Подписанный оригинал» нажмите «Загрузить подписанную скан-копию» и выберите PDF или изображение (JPG, PNG, TIFF). Загружает автор документа, инициатор согласования или сотрудник с правом управления документами. После загрузки документ переходит в «В архиве»; в реестре ищите его статусом «Завершен».Скан подтверждает только, что в системе есть изображение подписанного оригинала. Это не электронная подпись и не ее проверка. Подпись КЭП или собственноручную подпись по доверенности ставят через заявку: «Передать на подписание» (Подписание).Если не получается

Что видно

Причина и что сделать

В реестре нет кнопки создания

Так и задумано: документ заводится через «Запустить согласование» с выбором типа.

При запуске согласования нет поля «Тип документа»

Нет права «Создание документа» или администратор не завел ни одного типа.

«Документ зафиксирован согласованием»

Согласованный документ не меняется. Нужна новая редакция - заведите новый документ.

Нет «Сформировать DOCX»

Документ не черновик, это договор или вы не автор. Если кнопка есть, но появляется «Ошибка генерации печатной формы», у типа нет шаблона или шаблон с ошибкой - передайте администратору (Конструктор документов).

«Недопустимый тип файла»

Во вложения - только PDF и DOCX; скан оригинала - PDF, JPG, PNG или TIFF.

Нет «Загрузить подписанную скан-копию»

Документ еще не «Согласовано», или вы не автор и не инициатор согласования.

Документ пропал из списка после загрузки скана

Он «В архиве». В колонке «Статус» выберите «Завершен».

В реестре не видно писем

Нужно право просмотра входящих или исходящих писем.

Согласования

Контроль договоров

Диск

Маршрут, решения и возвраты.Обязательства по договору.Файлы, версии и доступ.

СЭД на своих серверах

Документооборот: обзор области