Корреспонденция: какой процесс выбрать

Главная / Документация / ДокументооборотКорреспонденция: какой процесс выбратьКогда регистрировать входящее, готовить исходящее, ставить поручение или заводить документ. Таблица ситуаций, связи между процессами и роли участников.Обновлено 27.09.2026В документообороте volrix.pm четыре рабочих процесса: входящее письмо, исходящее письмо, поручение и документ. У всех есть карточка, файлы и статусы, но отвечают они на разные вопросы. Статья помогает выбрать нужный процесс и показывает, как они связаны между собой и с проектами.Где находится: «Документооборот» → «Корреспонденция» (переключатель «Входящая» / «Исходящая»), «Поручения», «Документы», «Согласование и подписание». Единый раздел корреспонденции с переключением входящих и исходящих.

Единый раздел корреспонденции с переключением входящих и исходящих.

Ситуация → что использовать

Ситуация

Что использовать

Где начать

Пришло письмо от другой организации, по нему нужен ответ или действие к сроку

Входящее письмо

«Корреспонденция» → «Входящая» → «Зарегистрировать»

Письмо пришло на общий почтовый ящик

Входящее письмо через конвертацию

«Моя работа» → «Почта» → значок «Связи письма» → «Конвертировать в СЭД»

Нужно ответить на входящее

Исходящее письмо со связью «В ответ на»

Кнопка «Подготовить ответ» в карточке входящего

Организация сама пишет контрагенту

Исходящее письмо

«Корреспонденция» → «Исходящая» → «Создать»

Часть работы по письму нужно выдать коллеге со своим сроком и отчетом

Поручение с основанием «Входящее письмо»

«Поручения» → «Создать поручение»

Разовое задание сотруднику по проекту или задаче с приемкой результата

Поручение с основанием «Проект» или «Задача проекта»

Карточка проекта → «Контроль» → «Задачи и поручения» → «Создать поручение»

Работа входит в план проекта, со сроками и зависимостями

Задача проекта, а не поручение

План проекта

Служебная записка, приказ, акт, договор, которые нужно согласовать

Документ нужного типа

«Согласование и подписание» → «Запустить согласование», выбрать «Тип документа»

Согласовать файл без отдельного типа

Произвольный документ на согласование

То же, «Тип привязки»: «Без привязки (произвольный документ)»

Договор нужно вести по срокам и обязательствам

Договорной документ и карточка контроля

Карточка договора в «Документы» → «Завести контроль исполнения»

Нужна подпись уполномоченного лица

Согласование, затем подписание

В согласованной заявке - «Передать на подписание»

Чем отличаются процессы

Процесс

Кто ведет

Итоговый статус

Номер

Входящее письмо

Регистратор и исполнитель

«Исполнено» - ставит регистратор после проверки

ВХ-ГГГГ-NNN при регистрации

Исходящее письмо

Автор, согласующие, отправляющий

«Отправлено» - отметка о фактической отправке

ИСХ-ГГГГ-NNN после согласования

Поручение

Постановщик и ответственный исполнитель

«Выполнено» - ставит постановщик при приемке

Без номера

Документ

Автор и согласующие

«Согласовано», после скана оригинала - «В архиве»

По правилу типа документа

Как процессы связаны

Входящее и ответ. Исходящее, созданное кнопкой «Подготовить ответ», хранит ссылку «В ответ на». Статусы у них независимые: ответ «Отправлено» не закрывает входящее, исполнитель сдает его на контроль сам.

Поручение и основание. В карточке поручения поле «Основание» показывает письмо, проект, задачу или обязательство договора; для писем и проекта есть ссылка «Открыть».

Проект. Письма и документы, привязанные к проекту, видны в карточке проекта: «Документы» → «Проектные документы». Поручения по проекту - во вкладке «Контроль» → «Задачи и поручения».

Мои задачи. Входящие, где вы ответственный исполнитель, и поручения, где вы ответственный, собраны в «Моя работа» → «Мои задачи», срезы «Корреспонденция» и «Поручения» (Мои задачи).

Реестр. Письма, документы, доверенности и документы проектов видны вместе в «Документы», с общим фильтром статуса.

Кто действует на каждом шаге

Участник

Роль по умолчанию

Что делает

Канцелярия

«Канцелярия»

Разбирает общий ящик, конвертирует письма в СЭД

Регистратор

«Администратор проекта»

Регистрирует входящее, назначает исполнителя и срок, закрывает или возвращает

Исполнитель

Любой сотрудник из поля «Исполнитель»

Берет входящее в работу, готовит ответ, сдает на контроль

Автор исходящего

РП, «Администратор проекта», «Эксперт», ЕОЛ

Готовит письмо и запускает согласование

Согласующие

По маршруту

«Согласовать» или «Вернуть» с комментарием

Отправляющий

РП, «Администратор проекта», ЕОЛ

«Отметить отправленным» после фактической отправки

Постановщик поручения

«Администратор портфеля», РП, «Администратор проекта», ЕОЛ

Ставит поручение, принимает или возвращает отчет

Просрочка и отчетностьВходящее просрочено, если «Срок исполнения» прошел, а письмо не «Исполнено». Поручение просрочено, если срок прошел, а оно не «На проверке» и не «Выполнено». Правило одно для списков, дашборда и отчетов, поэтому числа совпадают. Перечень писем за период с номерами и статусами - отчет «Реестр корреспонденции» в «Моя работа» → «Отчеты», группа «Документооборот» (Отчеты).Если не получается

Что видно

Причина и что сделать

Ответ отправлен, а входящее активно

Это разные процессы. Исполнитель нажимает «Сдать на контроль» во входящем, регистратор - «Исполнено».

Письмо есть в «Почте», но без номера ВХ

Письмо почты еще не зарегистрировано. Канцелярия нажимает «Конвертировать в СЭД».

Нет переключателя «Входящая» / «Исходящая»

У вас право просмотра только одного вида корреспонденции - показывается он. Второе право выдает администратор в «Роли и права».

Не найти закрытое письмо

Уберите фильтр статуса или выберите «Исполнено» / «Отправлено». Поиск по номеру - в фильтре колонки «Описание» у входящих и «Тема» у исходящих.

Непонятно, поручение или задача

Задача - часть плана проекта со сроками и зависимостями. Поручение - разовое адресное задание с отчетом и приемкой.

Входящее письмо

Исходящее письмо

Поручения

От регистрации до закрытия.Подготовка, согласование и отметка отправки.Адресная работа по основанию.

СЭД на своих серверах

Документооборот: обзор области