Зачем проектной компании часы по проектам, как совместить их с кадровым табелем, кто утверждает часы и как считать по ним план-факт и себестоимость.
Обновлено 28.09.2026
Проект сдан в срок, заказчик подписал акт, но заработала ли компания на этом договоре? В проектировании и инжиниринге основная статья затрат - время специалистов, и без учета часов по проектам себестоимость считают на глаз: «вроде бы укладываемся». Ниже - как устроить проектный табель рядом с кадровым, кто и как утверждает часы, как из них получить план-факт и себестоимость. В конце - пример расчета, на котором видны типовые ловушки.
Путаница начинается, когда один документ пытаются заставить решать обе задачи. Кадровый табель отвечает на вопрос «сколько человек отработал и за что ему платить». Проектный - «на что ушло это время и сколько оно стоило проекту».
Обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в статье 91 Трудового кодекса РФ. Использовать ли для этого унифицированные формы или собственную, организация решает сама с учетом своих обстоятельств - это разбирается в материалах Роструда об учете и оплате труда. Проектный табель эту обязанность не заменяет и заменять не должен.
Рабочая схема - один ввод, две проверки. Сотрудник вносит часы один раз, по проектам и внутренним работам. Кадровый табель остается у кадровой службы, а между ними регулярно проводится сверка.
Часы по проекту утверждает руководитель проекта: только он знает, что было сделано за неделю. Внутренние работы и отсутствия подтверждает линейный руководитель - начальник отдела или центра компетенций. Если утверждает только линейный руководитель, проект теряет контроль над своими затратами; если только руководитель проекта - никто не видит, куда уходит время вне проектов.
На что смотреть при утверждении:
Возвращая табель, пишите конкретно. Не «исправить», а «за 16 сентября в задаче „Подготовка расчета“ указано 12 часов, 4 из них относятся к проекту Б». Так сотрудник исправит запись без повторной переписки.
План по часам берется из назначений на задачи, факт - из утвержденных табелей. Отклонение само по себе мало о чем говорит: его нужно сравнивать с прогрессом работ. Допустим, прошло 50% срока этапа, израсходовано 70% плановых часов, а готово 40% результата. Это значит, что оставшиеся 60% работы придется сделать за 30% часов - прогноз перерасхода можно дать уже сейчас. Подробнее такой анализ разобран в заметке про освоенный объем, SPI и CPI.
Чего часы не показывают: производительность. Много часов не доказывает много работы. Сопоставляйте труд с принятым результатом, сложностью и качеством - иначе табель начнет поощрять тех, кто дольше сидит.
Допустим, проектная организация выпускает рабочую документацию по разделу КЖ (конструкции железобетонные) по договору на 1 400 000 ₽ без НДС. В команде ГИП (главный инженер проекта), инженер-конструктор и техник. Внутренние расчетные ставки заданы с учетом страховых взносов и накладных - это допущение примера, методика у каждой компании своя. С 15-го числа ставка конструктора выросла с 2 000 до 2 200 ₽/ч.
Факт конструктора считается по ставке на день работы: 180 × 2 000 + 130 × 2 200 = 360 000 + 286 000 = 646 000 ₽. Если умножить все 310 часов на текущую ставку 2 200 ₽/ч, получится 682 000 ₽ - на 36 000 ₽ больше реального. Поэтому ставка должна храниться с периодом действия, а новая ставка не должна пересчитывать закрытую историю.
Добавим прямые расходы - печать комплектов и выезд на объект, 25 000 ₽. Плановая себестоимость: 952 000 + 25 000 = 977 000 ₽, маржа 423 000 ₽ (30,2%). Фактическая: 982 000 + 25 000 = 1 007 000 ₽, маржа 393 000 ₽ (28,1%). Перерасход по труду - 30 000 ₽, или 3,2% от плана, хотя часов потрачено меньше плановых: 512 против 520.
Что из этого следует для руководителя проекта. ГИП потратил на 12 часов больше плана - разбор его задач показывает два дополнительных цикла замечаний заказчика. Если замечания выходят за техническое задание, это аргумент для дополнительного соглашения. Конструктор уложился в часы (310 из 320), но его час подорожал, и по деньгам его строка ушла в минус на 6 000 ₽. Контроль только в часах этого бы не показал, а в оценке следующих похожих договоров новую ставку нужно учесть.
Сотрудник заполняет табель в разделе «Ресурсы и финансы» → «Мои трудозатраты». Строки - задачи проектов, где он ответственный, плюс постоянные внепроектные строки «Отпуск», «Больничный», «Обучение», «Административное», «Прочее». Период - неделя, месяц или произвольный диапазон; данные можно переносить из Excel и обратно через буфер обмена.
При отправке табель делится на независимые части: часы каждого проекта утверждает руководитель этого проекта, внепроектные - руководитель центра компетенций сотрудника. Руководители видят свои части в разделе «Табели на согласование», утверждают или возвращают с причиной. Утвержденные часы закрываются для правки, отклоненные возвращаются сотруднику.
Утвержденный час умножается на ставку роли участника, действующую в день работы, - с учетом периодов ставки и проектных ставок. Результат попадает в фактическую сумму строки трудозатрат в бюджете проекта и в блок «План/факт по часам». Консоль «Бухгалтерия и финансы» сводит утвержденные проектные часы и плановую и фактическую себестоимость по проектам, сотрудникам, ролям и центрам, с выгрузкой в CSV.
Ограничения, о которых стоит знать заранее. volrix.pm не формирует кадровый табель по формам Т-12 или Т-13 и не делает бухгалтерских проводок: это управленческий учет рядом с кадровым. Комментарий к часам в табеле не вводится. Утвержденную часть табеля нельзя вернуть кнопкой - порядок корректировки согласуют с администратором системы. Стоимость часов считается только для участников команды проекта, а внепроектные часы в себестоимость проектов не входят.
Подробно - в документации: Мои трудозатраты, Табели на согласование, Бухгалтерия и финансы и Ставки.
Если хотите проверить такой учет на своих проектах и ставках, начните с пилота на одном-двух проектах.
Как сотрудник заполняет и отправляет табель
Себестоимость утвержденных часов по проектам
Как читать план-факт вместе с прогрессом
