Что такое МЧД, когда она обязательна по 63-ФЗ, как ее выпускают, регистрируют и отменяют и что проверять перед подписанием документа сотрудником.
Обновлено 28.09.2026
С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает электронные документы от имени организации, использует свою квалифицированную электронную подпись (КЭП) и машиночитаемую доверенность (МЧД). Формально все просто, но на практике ломается не подпись, а полномочия: доверенность выдана на акты, а подписывают допсоглашение; срок истек; сотрудник уволился, а доверенность продолжает действовать. Ниже - что говорит закон, как устроен жизненный цикл МЧД и какой контроль нужен до того, как документ уйдет контрагенту.
Машиночитаемая доверенность - доверенность в форме электронного документа в структурированном формате (XML), подписанная КЭП доверителя. Ее может прочитать и проверить информационная система получателя, без участия человека.
Важно различать две вещи. КЭП физического лица подтверждает, кто подписал документ и что документ не изменялся после подписи. МЧД подтверждает, что этот человек вправе действовать от имени организации - и именно в этом объеме. Действительная подпись сама по себе не доказывает полномочие на конкретное действие.
Основа - Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (текст на consultant.ru). Статья 17.2, введенная Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, устанавливает: когда от имени юридического лица электронный документ подписывает физическое лицо - представитель, используется КЭП этого физического лица вместе с доверенностью в форме электронного документа, подписанной КЭП доверителя. Правило обязательно с 1 сентября 2023 года.
Общие правила о доверенностях при этом никто не отменял, они в Гражданском кодексе РФ (часть первая на consultant.ru):
Официальные разъяснения ФНС о переходе к модели «личная КЭП плюс МЧД» - в новости о сертификатах представителей и в разделе Удостоверяющего центра ФНС.
Последняя строка - частый источник путаницы. Внутреннее согласование в СЭД - это не подпись организации перед третьими лицами. А вот итоговую подпись под документом, который уходит контрагенту, сотрудник ставит от имени организации, и для нее МЧД нужна.
МЧД оформляется в XML-формате, опубликованном ФНС. Выпущенную доверенность регистрируют в распределенном реестре ФНС - через сервис ФНС или через оператора электронного документооборота. У доверенности есть уникальный номер, по которому получатель находит ее в реестре и проверяет, действует ли она. Отмена доверенности тоже отражается в реестре.
Полномочия в МЧД можно записать текстом или кодами из Единого классификатора полномочий, который ведет ФНС. Текст гибче, коды удобнее для автоматической проверки. Некоторые принимающие системы ожидают конкретные коды, поэтому формулировку полномочий согласуйте с получателем заранее, а не в день отправки отчета или акта.
Требования к формату и способу передачи МЧД у разных получателей различаются: одним достаточно номера доверенности в реестре, другие ждут файл доверенности вместе с документом. Проверяйте это на каждой площадке до запуска обмена.
Допустим, руководителю проекта выдана МЧД с полномочием «подписание актов приемки выполненных работ по договору подряда». К концу проекта он готовит дополнительное соглашение об увеличении цены и сроков. Кнопка «Подписать» в системе ЭДО нажимается, подпись технически валидна, но полномочия на изменение договора у него нет. У контрагента появляется основание оспорить такое подписание, а у организации - спор вместо допсоглашения.
Отсюда практика формулировок: полномочия описывают через виды документов и, если нужно, через договор или предельную сумму. Одна «универсальная» доверенность на все случаи удобна в выпуске, но переносит риск на организацию. Для новой роли надежнее выпустить отдельную доверенность, чем расширять старую.
Если система проверяет только формат файла и срок, этого мало для проверки смысла полномочия. На пилоте разберите три сценария: документ в пределах полномочий, документ вне полномочий и отмененная доверенность. Автоматический контроль оценивают по тому, как он повел себя в этих трех случаях.
Увольнение сотрудника и отключение его учетной записи - организационные события, которые нужно связать с проверкой выданных доверенностей. Удаление карточки в собственной системе не отменяет доверенность для контрагентов: для них она действует, пока отмена не отражена в реестре.
Доверенности ведутся в разделе «Документооборот» → «Согласование и подписание» → вкладка «Доверенности». Карточка бумажной доверенности или МЧД содержит доверителя, поверенного, полномочия из справочника полномочий, срок действия и признак «Разрешено передоверие». Доверенность проходит согласование у роли «Уполномоченный по доверенностям» и после активации получает статус «Действует». Отзыв записывает дату, автора и причину.
Для МЧД в карточке есть блок «МЧД»: система формирует XML в формате ФНС (полномочия записываются текстом, по наименованиям из справочника), XML можно подписать КЭП доверителя через КриптоПро. Кнопка «Подать в реестр ФНС» открывает сервис ФНС - регистрирует доверенность сам пользователь, а номер регистрации затем вносится в карточку вручную. Без этого номера МЧД не активируется.
При подписании в списке подписантов остаются только поверенные с действующей доверенностью, у которой есть нужное полномочие и не истек срок. При самой подписи сервер еще раз сверяет подписанта и доверенность с заявкой: чужая, еще не начавшаяся, просроченная или отозванная доверенность отклоняется.
Ограничения текущей версии. volrix.pm не сверяет МЧД с реестром ФНС и не проверяет подпись XML криптографически: файл, подпись и номер в карточке - это учет, действительность проверяют по ссылке «Проверить в реестре ФНС». Отзыв в volrix.pm не отменяет МЧД в реестре - это делается отдельно в сервисе ФНС. Серверная проверка КЭП в формате CAdES по ГОСТ в поставке не настроена: подпись КЭП сохраняется со статусом «проверка не завершена» и не завершает маршрут, а статус «Подписано» заявка сейчас получает только по собственноручной подписи (скан).
Подробно - в документации: Доверенности, Подписание и Справочник полномочий.
Если хотите посмотреть, как доверенности и полномочия встраиваются в маршруты согласования, начните с раздела Доверенности в документации.
Оформление, согласование, МЧД и отзыв
Очередь подписанта, КЭП и ограничения версии
СЭД, ИСУП, КЭП, МЧД и другие сокращения
