Внешние работы: подрядчик в бюджете считается сам
В volrix.pm 1.3.0 подрядчик в бюджете проекта считается как команда: ставка по видам работ с периодами, план в часах или процентах загрузки, факт актами по месяцам. Ручная строка с суммой больше не нужна.
С версии 1.3.0 в бюджете проекта есть блок **«Внешние работы»**. Подрядчик получает ту же механику, что и сотрудник: справочник ставок с периодами, автоматический план и фактическую часть. Разница одна: у сотрудника план задается процентом загрузки, у подрядчика - часами, потому что он выставляет акты.
Скачать volrix.pm
Запросить демонстрацию
# Почему ручной строки мало
Раньше подрядчик попадал в смету одной строкой: название, тип расхода, сумма. Из чего сложилась сумма, знал только тот, кто ее вписал, и то не всегда: договорились по телефону, посчитали на салфетке, внесли число.
**Часов нет.** Сколько подрядчик отработает и по какой ставке, в бюджете не видно: видно только итог.
**Ставка живет отдельно.** Договорились о другой цене - сумму правят руками, и прежний расчет теряется.
**План и факт пишет одна рука.** Отклонение показывает не работу подрядчика, а аккуратность заполнения.
**Объяснить цифру нечем.** На вопрос «почему здесь 1 200 000» в карточке нет ответа.
# Как устроена ставка
Ставка подрядчика заводится по виду работ: монтаж, пусконаладка, проектирование, экспертиза. У каждой ставки свой период действия и тип затрат, CAPEX или OPEX. Периоды одного вида работ не пересекаются: система не даст завести две ставки на одну дату, иначе непонятно, какая из них действует. История остается: подняли цену с марта, февраль считается по прежней.
Если по проекту договорились об особой цене, ставка переопределяется в позиции. Общий справочник при этом не меняется: проект считается по своей ставке, остальные - по справочнику. А когда ставку меняют в справочнике, строки бюджета пересобираются во всех проектах, где нет переопределения: актуализировать десятки строк руками не нужно.
Подняли цену с марта - март считается по новой, февраль остается по прежней. Прошлые месяцы не переписываются.
Ставка с периодами
Монтаж, пусконаладка, экспертиза: у подрядчика свои единицы работы, и справочник ролей сотрудников ему не подходит.
Виды работ, а не роли
Ставка поменялась - строки бюджета пересобрались сами. Там, где задана своя ставка проекта, осталось прежнее значение.
Пересчет при изменении
# План: часы или процент
Позиция задается так, как удобно договариваться с подрядчиком. Часы: объем работ известен, например 240 часов пусконаладки. Процент загрузки: подрядчик занят на проекте половину календаря, и часы считаются по производственному календарю так же, как у сотрудника. Режим переключается в карточке позиции, сумма пересчитывается сразу.
Фиксированная сумма тоже остается: для экспертизы или небольшой работы, где считать часы незачем. Тогда часы показываются справочно, а в бюджет идет ровно сумма договора.
# Факт закрывается актами
Факт по внешним работам вводится актом за месяц: часы, сумма (пусто - посчитается по ставке месяца), скан акта и комментарий. Один акт на месяц: если подрядчик выставил два акта, это две позиции с разными видами работ, а не два акта в одной строке.
В бюджете сумма факта пересобирается из актов, а ручная правка фактической суммы в строке закрыта. Это не ограничение ради ограничения: если позволить править сумму руками, часы в позиции и деньги в бюджете разойдутся, и объяснить цифру снова будет нечем.
# Бюджет видит, откуда сумма
Строка внешних работ помечена замком и бейджем «внешние»: это авто-строка, сумму и период в ней не правят, меняется позиция. В примечании разобран расчет: вид работ, ставка, часы, акты по месяцам. Над таблицей бюджета - план по источникам: команда, внешние работы, закупки и ручные строки.
Выгрузка бюджета в CSV тоже различает источники: в файле появилась колонка «Источник» со значениями «команда», «внешние», «закупка», «вручную». Финансист видит, из чего сложилась смета, не открывая карточку каждого подрядчика.
В смете не должно быть сумм без происхождения. Часы, ставка и акт отвечают на вопрос, откуда взялась цифра.
# Кто что получает
Видит план и факт по каждому подрядчику и не собирает суммы в отдельной таблице перед каждой встречей.
Руководитель проекта
Ставки с историей и акты вместо правок руками: отклонение показывает работу подрядчика, а не аккуратность заполнения.
Финансовый директор
План по источникам в бюджете: сколько стоит команда, сколько подрядчики, сколько закупки.
Руководитель центра
Ставки ведутся в одном справочнике и действуют на все проекты: дублировать их по проектам не нужно.
Администратор портфеля
# Права и данные
Вести позиции и акты может руководитель проекта, администратор проекта и финансист: право «Ведение внешних работ и актов». Ставки подрядчиков меняет финансист. Смотреть бюджет с внешними работами может каждый, кому открыт бюджет проекта. Данные хранятся на серверах организации.
# Как начать
Обновитесь до 1.3.0
Обновление ставится поверх прежних версий, миграции применяются автоматически: порядок - в статье [Обновление](/docs/guide-upgrade).
Заведите ставки
«Администрирование» → «Ставки подрядчиков»: подрядчик, вид работ, ставка, период. Подрядчик выбирается из контрагентов с признаком «подрядчик».
Добавьте позиции
Проект → «Финансы» → «Бюджет» → «Внешние работы»: подрядчик, период, план в часах или процентах, ставка или фиксированная сумма.
Закрывайте актами
По мере подписания актов вносите месяц, часы и сумму: фактическая часть бюджета обновится сама.
Проверьте выгрузку
В CSV бюджета появилась колонка «Источник»: команда, внешние, закупка, вручную.
Разберем ставки, часы и акты на вашем проекте и покажем, как бюджет сходится без ручных правок.
Покажем расчет на ваших подрядчиках
volrix.pm 1.2.4
Ассистент проекта, задачи голосом и перенос установки
Свой мессенджер в volrix.pm
Чат проекта, группы, каналы и правила хранения переписки
Обновление
Как поставить новую версию и что проверить после
Скачать volrix.pm
Бесплатная версия на 5 пользователей и комплект для закрытого контура
Внешние работы: подрядчик в бюджете считается сам | volrix.pm